V prvej časti článku na tému príspevok zamestnávateľa na rekreáciu sme si priblížili základné informácie o príspevku, najmä komu vzniká nárok na príspevok a za akých podmienok. V druhej časti článku si bližšie uvedieme, ako sa preukazujú oprávnené výdavky zamestnanca a tiež sa v krátkosti pozrieme na rekreačný poukaz.

Ak sa teda vrátime späť k tomu, čo všetko môže byť považované za oprávnený výdavok zamestnanca, vychádzame z toho, že takýto výdavok zamestnanec preukazuje účtovným dokladom. Sme toho názoru, že ak zamestnanec predloží spolu s faktúrou za ubytovanie osobitne doklad o kúpe lístka na lanovku, doklad o kúpe obeda v reštaurácii a pod., v prípade, že na takýchto dokladoch nebude meno a priezvisko zamestnanca, ale pôjde o klasické doklady z registračnej pokladnice, toto nebude možné považovať za oprávnený výdavok (tým nechceme povedať to, že ak si na doklad z registračnej pokladne dopíše zamestnanec svoje meno a priezvisko, ide o účtovný doklad. Ani v tomto prípade o účtovný doklad nejde). Naopak, ak všetky tieto výdavky zamestnanca budú napríklad súčasťou jednej faktúry spojenej s ubytovaním, na ktorej budú uvedené aj náklady na obed, lanovku, prípadne ďalšie iné služby, ktoré zamestnanec využil, ide o oprávnený výdavok zamestnanca. Rovnako aj príjmový pokladničný doklad je možné považovať za účtovný doklad slúžiaci na preukázanie oprávnených výdavkov na rekreáciu, pokiaľ je na ňom uvedené meno a priezvisko zamestnanca. Za istých okolností si vieme predstaviť, že aj klasický ubytovací preukaz, ktorý zamestnanec obdrží po zaplatení pobytu, je možné považovať za preukázanie oprávneného výdavku, ak bude spĺňať náležitosti účtovného dokladu. Zamestnancom v každom prípade odporúčame vopred so svojim zamestnávateľom konzultovať, aké doklady je potrebné predložiť na účely vyplatenia príspevku na rekreáciu. Zamestnávateľom, tak ako sme už uviedli vyššie, odporúčame túto problematiku konzultovať s daňovým poradcom.

Rekreačný poukaz
Z uvedeného vyplýva, že forma zdokladovania oprávnených výdavkov môže byť pre zamestnanca aj zamestnávateľa administratívne zložitá, preto je možné využiť druhý spôsob vyplácania príspevku na rekreáciu a to tzv. rekreačný poukaz. Ten predstavuje elektronickú kartu, ktorá funguje na rovnakom princípe ako stravný lístok a teda, zamestnávateľ od vydavateľa rekreačného poukazu kúpi za určitú províziu elektronickú kartu s určitou hodnotou, ktorú následne poskytne zamestnancom. Tí ju následne môžu využiť v zariadení, ktoré je zmluvným partnerom vydavateľa karty. Hoci sa použite rekreačného poukazu javí ako veľmi jednoduché, vidíme v ňom viaceré problémy a úskalia. Predovšetkým, zamestnávateľ si musí nakúpiť elektronické karty s určitou hodnotou a zaplatiť za to vydavateľovi karty províziu, čo pre neho predstavuje ďalší náklad, pričom si vôbec nie je istý, koľko zamestnancov príspevok na rekreáciu využije a v akej výške bude pobyt zamestnanca (vieme si predstaviť situácie, že zamestnávateľ nakúpi zbytočne veľa kariet, zamestnanci nevyčerpajú celú hodnotu nahratú na karte a pod). Kartu je potrebné uplatniť do konca kalendárneho roka, inak kredit na nej prepadne. Okrem toho, použitie elektronickej karty je možné len u zmluvného partnera vydavateľa karty, čiže inak povedané, len v tom ubytovacom zariadení, ktoré danú kartu akceptuje. V konečnom dôsledku je aj samotný zamestnanec limitovaný vo výbere ubytovacieho zariadenia. Okrem toho, z praxe vieme, že mnoho ubytovacích zariadení nie je z používania kariet nadšených, nakoľko aj oni musia za využívanie elektronických kariet hradiť províziu vydavateľovi karty.

Z uvedeného nám vyplýva, že z pohľadu zamestnávateľa bude ekonomicky výhodnejšie preplácanie už vynaložených výdavkov zamestnanca za rekreáciu, hoci to zároveň bude administratívne náročnejšie a to nielen pre zamestnávateľa, ale aj pre zamestnanca. Nehovoriac o množstve nedorozumení, ktoré medzi obomi stranami môžu vzniknúť. Aj napriek tomu však zamestnávateľom odporúčame využívať prvý spôsob a teda preplácanie už vynaložených výdavkov zamestnanca.

Aby sa zamestnávateľ a zamestnanec zbytočným problémom vyhli, odporúčame zamestnávateľom poskytovanie príspevku upraviť interným predpisom, v ktorom najmä presne uvedú, ktoré doklady budú od zamestnancov akceptovať na to, aby im mohli príspevok vyplatiť. Súčasťou interného predpisu môže byť aj vzor žiadosti o uplatnenie príspevku spolu s postupom, ako a kde si príspevok zamestnanci môžu uplatniť.

Len pre úplnosť uvádzame, že odmietnutie preplatenia výdavkov, hoci na ich preplatenie sú splnené podmienky, sa považuje za porušenie povinností zamestnávateľa, ktoré je sankcionovateľné zo strany príslušného Inšpektorátu práce.